（Tradekey高级会员办理）遵循这个简单,六步系统来确保你的电子邮件完成工作。
由杰弗里·詹姆斯
电子邮件是最常见的文档在商业世界。不幸的是,许多电子邮件写得很差,接受者必须努力找出为什么他们阅读电子邮件,他们应该做什么。
这里有一个简单的方法来写电子邮件,完成工作。有一个特定的决定。
电子邮件的目标总是让收件人(s)做出决定。否则,为什么要写吗?
因此,在你写任何东西之前,问问你自己:什么我想让对方做决定?
如同所有的商务写作,含糊不清的对立面是有用的。清晰的目标,你的电子邮件更令人信服。
先写你的结论。你的结论是一个声明的决定,你想要的接收者,基于你的电子邮件的内容。
在学校里,他们可能教会你首先介绍和结束与一个结论。错了。
没有人在商业世界时间漫步于通过发展一个主意。如果你不告诉他们立即邮件的原因,很可能他们会继续前进。
所以你开始你的结论。例如,假设你的目标是让你的老板批准内部健身房。
错误的:
如你所知,员工旷工通常被认为是一个持续存在的问题有一个很大的财务影响,在我们公司和其他公司在我们的行业。[yada yada yada]因此,我们应该考虑分配钱健身房在我们总部设施的安装。
正确的:
吉姆,
我希望你们批准的安装内部健身房。
结构你的支持论点“消化的块。”
一旦你说结论,马歇尔的理由支持你的结论(即你想要做出决定)。使你的论点“消化”,把他们分解成小块,和给每个点类似的格式和句子结构。
错误的:
根据最近发布的一份政府报告,组织身体健康是极其重要的,即使实际上很少有公司证明承诺!许多公司识别身体健康,资产被低估的竞争力,但没有计划在这方面改进,即使身体健康密切相关的企业和个人的经济和个人成功。我觉得如果我们不解决这个问题的身体健康,提高工作效率,我们将留下。
正确的:
一个室内体育馆将:
减少缺勤率。
提高整体工作效率。
加强每个论点的证据。
有人说,每个人都有两件事:括约肌和意见。除非你提供事实来支持你的论点,你电子邮件变成了一个巨大的观点,因此,在对方的眼中,你可能会看起来像一个,巨人……嗯…,你懂的。
错误的:
内部健身房将减少缺勤因为人们想来工作而不是呆在家里,他们不会生病。
正确的:
减少缺勤率。根据国家卫生研究所的一项调查的1000家公司,公司内部健身房体验缺勤率低20%比那些缺乏这样的设施。
重复你的结论作为一个“行动号召”。
最后的电子邮件,重申结论的方式为收件人提供收件人必须采取下一个步骤,如果收件人现在同意你的结论,基于你的论点和证据的力量。保持简单和具体。
错误的:
这个项目你的支持将不胜感激。
正确的:
如果你回复这封电子邮件和你的批准,我将启动这个程序。
贴在主题行中获益。
你的主题(又名“标题”)是最重要的电子邮件的一部分,这就是为什么你写最后,在你写你的结论和观点和证据支持这一结论。
理想情况下,一个标题应该完成了两项重要任务:1)足够兴趣收件人电子邮件被打开和阅读,和2)暗示的结论要收件人接受。
在大多数情况下,最好的方法来完成这两个任务是封装一个好处(或利益),将结果决定你想收件人。
错误的:
主题:对健康的影响内部员工的健身项目
正确的:
主题:如何减少旷工
包起来,这里有两个电子邮件:
错误的:
主题:对健康的影响内部员工的健身项目
吉姆,
如你所知,员工旷工通常被认为是一个持续存在的问题有一个很大的财务影响,在我们公司和其他公司在我们的行业。内部健身房将减少缺勤因为人们想来工作而不是呆在家里,他们不会生病。因此,我们应该考虑分配钱我们总部的健身设施的安装。这个项目你的支持将不胜感激。
吉尔
正确的:
主题:如何减少旷工
吉姆,
我希望你们批准的安装内部健身房。这将:
减少缺勤率。根据国家卫生研究所的一项调查的1000家公司,公司内部健身房体验缺勤率低20%比那些缺乏这样的设施。
提高生产力。我们有50%的旷工超过其他公司在我们的行业,所以这个数字减少了20%会自动将生产率提高了10%。
如果你回复这封电子邮件和你的批准,我将启动这个程序。
吉尔说真的,你认为哪两个电子邮件更有可能您推进日程吗?
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